RGPD : que faire des dossiers des candidats non retenus ?
Obligations légales du propriétaire particulier, durée de conservation, méthode de suppression sécurisée.
En collectant des dossiers de location, vous traitez des données personnelles sensibles : revenus, situation professionnelle, parfois situation familiale. Le RGPD s'applique, même pour un particulier.
Vos obligations légales
1. Collecter le minimum nécessaire
Ne demandez que les documents autorisés par le décret du 5 novembre 2015. Tout document supplémentaire est une collecte excessive au sens du RGPD.
2. Informer les candidats
Vous devez indiquer aux candidats que vous collectez leurs données, dans quel but, et combien de temps vous les conserverez. Un simple texte dans votre annonce ou votre email de contact suffit.
3. Sécuriser les données
- Stockez les dossiers dans un espace sécurisé (mot de passe)
- Ne les partagez pas avec des tiers non autorisés
- Évitez de les stocker sur des services cloud non européens
4. Supprimer dans un délai raisonnable
La CNIL recommande une suppression sous 1 mois après la décision de location pour les candidats non retenus.
Durées de conservation recommandées
| Type de données | Durée |
|---|---|
| Dossiers candidats non retenus | 1 mois après décision |
| Dossier du locataire | Durée du bail + 3 ans |
| Quittances, correspondances | 5 ans (prescription) |
| Contrat de bail | 5 ans après fin du bail |
Méthode de suppression sécurisée
Dossiers papier
- Broyez les documents (destructeur de documents)
- Ne les jetez jamais entiers à la poubelle
Dossiers numériques
- Supprimez les fichiers ET videz la corbeille
- Supprimez les emails contenant les pièces jointes
- Pensez aux copies (téléchargements, Drive, etc.)
Modèle de mention d'information
À inclure dans votre annonce ou premier email :
"Les informations collectées sont destinées à l'étude de votre candidature locative. Elles seront conservées 1 mois si votre candidature n'est pas retenue, ou pendant la durée du bail et 3 ans après si vous êtes retenu. Vous pouvez exercer vos droits d'accès, de rectification et de suppression en me contactant à [email]."